UNIONE DEI COMUNI DELLA BASSA ROMAGNA E MAGGIOLI: Ottimizzare il flusso dei documenti comunali grazie alla digitalizzazione
Il progetto sarà presentato durante SMAU BUSINESS - Bologna 6/7 giugno 2012
Milano,
(informazione.it - comunicati stampa - varie)
Smau è il più importante momento d'incontro tra i principali fornitori di soluzioni ICT e gli imprenditori e i decisori aziendali delle imprese e delle pubbliche amministrazioni: un appuntamento in cui vengono raccontate tutte le principali novità in ambito tecnologico e le connesse implicazioni per il business derivanti dall'adozione di tecnologie digitali.
L’Ente
L'Unione dei Comuni della Bassa Romagna nasce dall'accordo tra nove Comuni italiani della Provincia di Ravenna: Alfonsine, Bagnacavallo, Bagnara di Romagna, Conselice, Cotignola, Fusignano, Lugo, Massa Lombarda e Sant'Agata sul Santerno. Il territorio dell'Unione è situato nel cuore della Provincia di Ravenna, a ovest del capoluogo di provincia e al centro di importanti vie di comunicazione, per un totale di circa 103 mila abitanti. Nata come associazione nel 2000, è diventata dal 2008 Unione di Comuni, trasformandosi a tutti gli effetti in un Ente pubblico territoriale dotato di personalità giuridica, governato da un presidente, da una giunta costituita da tutti i sindaci dei Comuni aderenti e da un consiglio composto da una rappresentanza dei consigli comunali e dai sindaci stessi. Il personale alla nascita era di 65 dipendenti, ad oggi diventati 360.
L’esigenza:
L’Unione dei Comuni della Bassa Romagna dal momento della propria costituzione ufficiale si è vista affidare in modo progressivo dai nove Comuni aderenti molti servizi: dal bilancio al personale, dallo sviluppo economico e promozione territoriale alla promozione turistica, dalle entrate comunali alla programmazione territoriale alle istituzioni culturali e socio-sanitario alle politiche abitative, dalla statistica alla protezione civile all’informatica.
Per supportare la gestione di tale complessa attività pubblica e, in particolare, la relativa centralizzazione, l’Unione ha intrapreso un progetto che ha previsto la virtualizzazione della propria infrastruttura IT: l’attuale configurazione consta di circa 20 server fisici posizionati in due data center configurati in alta affidabilità che ospitano circa 30 macchine virtuali, dedicate ai diversi sistemi gestionali, che nel tempo sono stati tutti unificati.
L’intero sistema è stato realizzato grazie all’attività di consulenza e all’utilizzo del software Iride del Gruppo Maggioli che permette la creazione, la configurazione, la gestione, il tracciamento e l’esecuzione automatica dei flussi di lavoro (workflow) della gestione documentale dell’Ente. L’interfaccia grafica semplice ed intuitiva permette la costruzione del diagramma dei procedimenti e la definizione, ad ogni punto di passaggio da una fase a quella successiva, delle regole secondo le quali i vari step del processo devono essere eseguiti.
Inoltre, è stata realizzata l’integrazione con il sistema di contabilità. La generazione di qualsiasi atto è quindi completamente informatizzato: ora l’ufficio proponente realizza in formato digitale la proposta e ha la possibilità di verificare la disponibilità economica e di allocare la cifra necessaria prenotandola in automatico. In seguito, l’atto passa sulla scrivania virtuale del dirigente responsabile che la controlla e appone una semplice firma digitale per approvazione. La pratica arriva sulla scrivania virtuale della ragioneria che, dopo la verifica della congruità dell’atto, la rende esecutiva. Per le delibere, si aggiunge un ulteriore passaggio: la segreteria, che si occupa della gestione della seduta di Giunta e Consiglio, provvede all’approvazione da parte dell’organo con la raccolta della firma da parte del Presidente e del Segretario generale.
Il comune si è dotato del Sistema Informativo Contabile Integrato LIBRA, sviluppato dal Gruppo Maggioli, che contiene tutte le funzionalità necessarie per una gestione coerente ed unificata delle problematiche di contabilità finanziaria, fiscale, economico-patrimoniale, analitica e di controllo di gestione. Il Sistema Informativo Contabile LIBRA poggia su di un nucleo di contabilità base che sviluppa e integra i principi e i dati di contabilità finanziaria con quelli della contabilità generale e analitica. Il sistema consente di cogliere tutte le rilevazioni contabili (finanziarie, economico/patrimoniali e fiscali) e di mantenere una tracciabilità e un monitoraggio costante delle stesse.
Infine, l’ultimo passaggio prevede la conservazione sostitutiva. In Emilia-Romagna è stato istituito il Polo Archivistico Regionale (PARER) che raccoglie per l’archiviazione tutti i documenti provenienti dalle Asl e dalla Pubblica Amministrazione; gli atti dell’Unione sono quindi mandati direttamente tramite Web Service al Polo regionale dove vengono conservati a norma di legge.
Risultati:
Il nuovo software di gestione documentale ha permesso all’Unione dei Comuni della Bassa Romagna di automatizzare le procedure di emissione e di realizzazione delle delibere e degli atti dirigenziali, i documenti fondamentali per l’attività svolta dai singoli Comuni e dall’Ente medesimo a garanzia di un’ottimizzazione del flusso di lavoro in termini di efficacia ed efficienza, con una diminuzione considerevole dei tempi impiegati. La digitalizzazione dei documenti consente una riduzione del cartaceo utilizzato e, considerando che solo per ogni atto dell’Unione erano necessarie 9 copie, un risparmio consistente di costi relativi. Grazie al nuovo software gestionale Maggioli tutta la documentazione comunale in formato digitale a sistema è archiviata in modo permanente presso il polo istituito appositamente dalla Regione, con un conseguente risparmio dello spazio prima occupato dagli specifici archivi cartacei originali.
Gruppo Maggioli
Da oltre un secolo il Gruppo Maggioli è riconosciuto come la principale organizzazione aziendale impegnata in un ruolo guida per chi opera nelle Amministrazioni Pubbliche locali e nelle professioni ad esse collegate. Gli strumenti e le soluzioni del Gruppo Maggioli contribuiscono al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale della realtà pubblica, attraverso professionalità e tecnologie avanzate. Un know-how di altissimo livello, messo a disposizione della totalità dei Comuni Italiani e dei liberi professionisti, attraverso una qualificata offerta di editoria e convegnistica, informatica, modulistica, servizi di gestione delle entrate locali, formazione e consulenza. Una proposta fortemente integrata e sinergica che risponde alle esigenze gestionali dell’Ente Locale con efficienza e razionalità.
Per maggiori informazioni:
Ufficio Stampa
Meridian Communications Srl
Via Cuneo, 3 – 20149 Milano
Chiara Viti [email protected]
Serena Solari [email protected]
Silvia Ceriotti [email protected]
www.meridiancommunications.it
MAGGIOLI SpA
Via del Carpino, 8
47822 Santarcangelo di Romagna (RN)
Tel 0541 628111
Fax 0541 622100
Paolo Parmeggiani [email protected]
www.maggioli.it
L’Ente
L'Unione dei Comuni della Bassa Romagna nasce dall'accordo tra nove Comuni italiani della Provincia di Ravenna: Alfonsine, Bagnacavallo, Bagnara di Romagna, Conselice, Cotignola, Fusignano, Lugo, Massa Lombarda e Sant'Agata sul Santerno. Il territorio dell'Unione è situato nel cuore della Provincia di Ravenna, a ovest del capoluogo di provincia e al centro di importanti vie di comunicazione, per un totale di circa 103 mila abitanti. Nata come associazione nel 2000, è diventata dal 2008 Unione di Comuni, trasformandosi a tutti gli effetti in un Ente pubblico territoriale dotato di personalità giuridica, governato da un presidente, da una giunta costituita da tutti i sindaci dei Comuni aderenti e da un consiglio composto da una rappresentanza dei consigli comunali e dai sindaci stessi. Il personale alla nascita era di 65 dipendenti, ad oggi diventati 360.
L’esigenza:
L’Unione dei Comuni della Bassa Romagna dal momento della propria costituzione ufficiale si è vista affidare in modo progressivo dai nove Comuni aderenti molti servizi: dal bilancio al personale, dallo sviluppo economico e promozione territoriale alla promozione turistica, dalle entrate comunali alla programmazione territoriale alle istituzioni culturali e socio-sanitario alle politiche abitative, dalla statistica alla protezione civile all’informatica.
Per supportare la gestione di tale complessa attività pubblica e, in particolare, la relativa centralizzazione, l’Unione ha intrapreso un progetto che ha previsto la virtualizzazione della propria infrastruttura IT: l’attuale configurazione consta di circa 20 server fisici posizionati in due data center configurati in alta affidabilità che ospitano circa 30 macchine virtuali, dedicate ai diversi sistemi gestionali, che nel tempo sono stati tutti unificati.
Durante il processo di riorganizzazione interna, l’Unione ha anche avviato il processo di digitalizzazione dei propri atti. Dal 2009 l’Ente ha infatti adottato un unico software che consente l’informatizzazione e la gestione in formato elettronico dei documenti emessi dai nove Comuni a capo dell’Unione. A partire dal 2009 l’Unione gestisce digitalmente le proprie delibere di Giunta e Consiglio, e il processo di progressiva digitalizzazione degli atti si sta ora completando anche sui 9 Comuni, includendo anche gli atti dirigenziali di gestione, le cosiddette “determine” dell’Ente. Da gennaio, infatti, il procedimento digitale è stato progressivamente avviato da tutti i Comuni.
L’intero sistema è stato realizzato grazie all’attività di consulenza e all’utilizzo del software Iride del Gruppo Maggioli che permette la creazione, la configurazione, la gestione, il tracciamento e l’esecuzione automatica dei flussi di lavoro (workflow) della gestione documentale dell’Ente. L’interfaccia grafica semplice ed intuitiva permette la costruzione del diagramma dei procedimenti e la definizione, ad ogni punto di passaggio da una fase a quella successiva, delle regole secondo le quali i vari step del processo devono essere eseguiti.
Inoltre, è stata realizzata l’integrazione con il sistema di contabilità. La generazione di qualsiasi atto è quindi completamente informatizzato: ora l’ufficio proponente realizza in formato digitale la proposta e ha la possibilità di verificare la disponibilità economica e di allocare la cifra necessaria prenotandola in automatico. In seguito, l’atto passa sulla scrivania virtuale del dirigente responsabile che la controlla e appone una semplice firma digitale per approvazione. La pratica arriva sulla scrivania virtuale della ragioneria che, dopo la verifica della congruità dell’atto, la rende esecutiva. Per le delibere, si aggiunge un ulteriore passaggio: la segreteria, che si occupa della gestione della seduta di Giunta e Consiglio, provvede all’approvazione da parte dell’organo con la raccolta della firma da parte del Presidente e del Segretario generale.
Il comune si è dotato del Sistema Informativo Contabile Integrato LIBRA, sviluppato dal Gruppo Maggioli, che contiene tutte le funzionalità necessarie per una gestione coerente ed unificata delle problematiche di contabilità finanziaria, fiscale, economico-patrimoniale, analitica e di controllo di gestione. Il Sistema Informativo Contabile LIBRA poggia su di un nucleo di contabilità base che sviluppa e integra i principi e i dati di contabilità finanziaria con quelli della contabilità generale e analitica. Il sistema consente di cogliere tutte le rilevazioni contabili (finanziarie, economico/patrimoniali e fiscali) e di mantenere una tracciabilità e un monitoraggio costante delle stesse.
Infine, l’ultimo passaggio prevede la conservazione sostitutiva. In Emilia-Romagna è stato istituito il Polo Archivistico Regionale (PARER) che raccoglie per l’archiviazione tutti i documenti provenienti dalle Asl e dalla Pubblica Amministrazione; gli atti dell’Unione sono quindi mandati direttamente tramite Web Service al Polo regionale dove vengono conservati a norma di legge.
Risultati:
Il nuovo software di gestione documentale ha permesso all’Unione dei Comuni della Bassa Romagna di automatizzare le procedure di emissione e di realizzazione delle delibere e degli atti dirigenziali, i documenti fondamentali per l’attività svolta dai singoli Comuni e dall’Ente medesimo a garanzia di un’ottimizzazione del flusso di lavoro in termini di efficacia ed efficienza, con una diminuzione considerevole dei tempi impiegati. La digitalizzazione dei documenti consente una riduzione del cartaceo utilizzato e, considerando che solo per ogni atto dell’Unione erano necessarie 9 copie, un risparmio consistente di costi relativi. Grazie al nuovo software gestionale Maggioli tutta la documentazione comunale in formato digitale a sistema è archiviata in modo permanente presso il polo istituito appositamente dalla Regione, con un conseguente risparmio dello spazio prima occupato dagli specifici archivi cartacei originali.
Gruppo Maggioli
Da oltre un secolo il Gruppo Maggioli è riconosciuto come la principale organizzazione aziendale impegnata in un ruolo guida per chi opera nelle Amministrazioni Pubbliche locali e nelle professioni ad esse collegate. Gli strumenti e le soluzioni del Gruppo Maggioli contribuiscono al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale della realtà pubblica, attraverso professionalità e tecnologie avanzate. Un know-how di altissimo livello, messo a disposizione della totalità dei Comuni Italiani e dei liberi professionisti, attraverso una qualificata offerta di editoria e convegnistica, informatica, modulistica, servizi di gestione delle entrate locali, formazione e consulenza. Una proposta fortemente integrata e sinergica che risponde alle esigenze gestionali dell’Ente Locale con efficienza e razionalità.
Per maggiori informazioni:
Ufficio Stampa
Meridian Communications Srl
Via Cuneo, 3 – 20149 Milano
Chiara Viti [email protected]
Serena Solari [email protected]
Silvia Ceriotti [email protected]
www.meridiancommunications.it
MAGGIOLI SpA
Via del Carpino, 8
47822 Santarcangelo di Romagna (RN)
Tel 0541 628111
Fax 0541 622100
Paolo Parmeggiani [email protected]
www.maggioli.it
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