Archiviazione documentale: ecco di cosa si tratta

Ogni azienda, grande o piccola che sia produce una gran quantità di documenti che devono venire classificati e gestiti in maniera adeguata e secondo le vigenti leggi sulla privacy.

Il modo migliore per classificare i documenti è l'archiviazione fisica degli stessi o la loro gestione ottica. Per archiviazione fisica dei documenti si intende lo stoccaggio e la gestione del patrimonio documentale, nel rispetto della normativa in tema di privacy e di razionalità.

Oltre a quella fisica e materiale, esiste l'archiviazione digitale dei documenti: grazie all'utilizzo di tecnologie informatiche e software gestionali è possibile convertire i documenti cartacei in immagini così da avere una copia digitale di ogni singolo documento prodotto assicurandone la corretta conservazione nel tempo. L'archiviazione elettronica dei documenti ha altresì in vantaggio di permettere lo stoccaggio di grandi quantità di materiali in supporti trasportabili e una estrema facilità di reperimento degli stessi documenti.

Grandi vantaggi derivano per quegli enti pubblici che producono una grande mole di documenti giornalieri, tra questi i ministeri e le strutture ospedaliere. Queste ultime infatti hanno la necessità dell'archiviazione delle cartelle cliniche; giornalmente infatti vengono sviluppati numerosi documenti medici per i quali è fondamentale il rispetto della privacy dei pazienti.

L'ambito, sempre più in evoluzione che si occupa dell'archiviazione documentale ha assunto un nome ben preciso che si definisce outsourcing archivistico.

La gestione dei documenti aziendali sta venendo assumere un'importanza centrale per un corretto stoccaggio delle informazioni, per un razionale reperimento delle stesse e per creare un storico che crei valore per l'azienda stessa.

Il valore aggiunto offerto dall'affidarsi a dei professionisti dell'archiviazione documentale è il notevole risparmio sui costi vivi per la gestione in proprio dell'archivio.