Xerox: chi si occupa delle infrastrutture di servizi di stampa gestiti?

Milano, 18/03/2016 (informazione.it - comunicati stampa - industria) Chi si occupa delle infrastrutture di servizi di stampa gestiti? Probabilmente non gli utenti finali, finché possono svolgere il loro lavoro quotidiano senza ostacoli. La divisione amministrativa e finanziaria? Presumibilmente è più interessata a comprendere i costi e i risparmi generati dai servizi di stampa gestiti piuttosto che alla tecnologia sottostante. Allora forse il reparto IT? Sì, senz’altro. I security manager? Certamente. E chi gestisce applicazioni informatiche? Anche; per questi ultimi, occuparsi della rete, dei processi e dei sistemi aziendali fa parte del loro lavoro.
L’infrastruttura che sta alla base dei servizi di stampa gestiti (MPS) permette appunto, di gestirne i sistemi, i processi e le tecnologie. Le infrastrutture MPS includono i portali, i contatori e gli altri strumenti che controllano tutti i dispositivi del parco macchine aziendale. Queste sono inoltre in grado di allertare il service team in caso di criticità, nonché di tracciare quanto accaduto per fornire successivamente dei report dettagliati per un confronto e un’analisi più approfondita. Tale tecnologia, nonché l’automazione dei processi, permette ai fornitori di gestire applicazioni grandi e complesse di servizi di stampa. La maggior parte delle volte la presenza di una tale infrastruttura è invisibile agli utenti finali ma è importante ricordare che gioca un ruolo fondamentale nel fornire il servizio che ci si aspetta, senza interruzioni.
Dalla gestione del dispositivo alla gestione globale del parco macchine
L’ infrastruttura degli MPS non riguardano i dispositivi stessi ma la tecnologia che rende possibile il servizio fornito dai dispositivi stessi. InfoTrends identifica questo servizio come intermedio all’interno del suo modello di MPS basato su tre livelli,, in quanto va oltre il costo fisso di assistenza tecnica fornendo un "approccio di gestione di stampa completa ".
Che tipo di tecnologia deve avere un fornitore per mantenere questo livello di servizio? Le infrastrutture MPS dovrebbero essere sicure, integrate, affidabili, tracciabili, facili da usare e fornire una visione completa del parco macchine presente all’interno della rete. I componenti di una struttura includono:
• Strumenti di gestione del dispositivo - la tecnologia a livello del dispositivo
• Gestione Servizi - gli elementi che consentono il monitoraggio e l'esecuzione a distanza
• Portale utente - la piattaforma che collega visivamente aziende e service team con il parco macchine.
Perché è necessario occuparsi delle infrastrutture
Dal momento in cui non ci si imbatte spesso in una decisione del genere, quando arriva il momento di firmare un contratto per l’adozione di MPS, si vuole avere una chiara visione su cosa sia e come funzioni una infrastruttura MPS. I fornitori di MPS si differenziano per la qualità, l'affidabilità e la portata dell’infrastruttura che forniscono. Basta leggere alcune reportistiche di anaisti dil settore per capire come questi attributi siano un’importante misura di valutazione del fornitore. Quando si rinnova un contratto o si cerca un nuovo fornitore è importante, quindi, avere una conoscenza appropriata in modo da porre le giuste domande.
Considerando ciò, le domande per avviare un dialogo potrebbero essere le seguenti:
• In che modo il fornitore di MPS eroga i propri servizi a livello aziendale?
• Quali tipi di tecnologie, processi e piattaforme sono coinvolte?
• I loro strumenti tracciano, raccolgono e segnalano i dati del dispositivo in rete?
• Si possono integrare con la pianificazione delle risorse d’impresa (Enterprise Resource Planning – ERP), con i sistemi finanziari o altri?
• Il fornitore investe nell’offerta di tecnologia del cliente adattando e ottimizzando il suo set di strumenti?
Monitoraggio esterno del parco macchine
Una volta individuato e selezionato il fornitore più indicato, il parco macchine viene da lui interamente gestito, sebbene l’azienda stessa desideri continuare a essere aggiornata in merito. Il portale di monitoraggio è uno strumento che permette di visualizzare facilmente le informazioni su richiesta per ambiente di stampa e dispositivo, fornendo quindi una panoramica sul proprio parco macchine e sui servizi di cui dispone. Si tratta, a tutti gli effetti, di un centro di raccolta informazioni su beni e materiali di consumo, ma anche sulla gestione delle criticità, la raccolta dei dati e molto altro ancora. Servizi, materiali di consumo e informazioni di utilizzo, inoltre, aiutano il fornitore a ottimizzare il parco macchine. Tra le competenze che ci si aspetta di trovare in un portale MPS si includono:
• Monitoraggio del parco macchine per eliminare le problematiche relative alla posizione dei dispositivi;
• Dispositivi pre-configurati sulle politiche di stampa aziendali;
• Collegamenti ai sistemi di reportistica e ad alcuni dei sistemi interni, tra i quali quello finanziario e l’help desk;
• Possibilità di segnalare un problema o un ordine e monitorare l’avanzamento della richiesta;
• Accesso alle segnalazioni, agli ordini di materiali di consumo, alle postazioni di stampa, all’installazione dei driver e altri servizi;
• Accesso ai manuali e ad altre informazioni relative ai dispositivi implementati;
Una tecnologia ben costruita facilita la visualizzazione all’azienda e al fornitore di servizi. Ciò genera un miglior servizio, una riduzione dei costi e tempi di funzionamento costanti. Tutto questo è sufficiente per capire come il vostro service team valuta e gestisce il parco macchine.
• In che modo il fornitore riesce a fornire una visione operativa del parco macchine?
L’attività di reportistica guida le attività e l’ottimizzazione
La reportistica è una parte fondamentale del coinvolgimento degli MPS. Il lavoro degli strumenti di infrastruttura è quello di acquisire i dati SLA e generare report dedicati ai dispositivi collegati. I dati operativi acquisiti vengono successivamente impiegati in aggiornamenti di questo genere:
• Monitoraggio del tempo di funzionamento del dispositivo
• Consumo e gestione dei materiali di consumo
• Reportistica del service level agreement (SLA)
• Reportistica del conta pagine
La reportistica dei servizi operativi dovrebbe includere report che siano standardizzati o personalizzati ed esportabili in diversi formati tra cui XLS, PDF e CSV. È inoltre possibile utilizzare i report per condividere i risultati MPS con il team gestionale.
Anche una conoscenza minima delle infrastrutture MPS può dare una miglior base di valutazione delle capacità dei fornitori. E dopo aver selezionato il partner giusto per la vostra azienda, probabilmente non dovrete più preoccuparvi dell’infrastruttura.

A cura di Gianluca Rancati, General Manager della divisione Large Enterprise Operations di Xerox Italia