DA AMERICAN EXPRESS ALCUNI CONSIGLI PER OTTIMIZZARE LE SPESE IN AZIENDA

In un momento di austerità economica le aziende sono molto sensibili alla questione delle “spese”. La soluzione però non è sempre e solo “tagliare”: esistono, infatti, alcune procedure che le aziende possono adottare per ottenere una migliore gestione e controllo delle spese aziendali sia dirette, ovvero legate ai viaggi d’affari, sia indirette quali forniture per ufficio, bollette telefoniche e altro

Milano, 15/05/2012 (informazione.it - comunicati stampa - economia) American Express mette a disposizione le sue competenze per supportare le aziende nell’individuare le migliori modalità per gestire le spese aziendali e per ottimizzare i flussi di cassa, tramite funzioni avanzate di reportistica che aiutano a semplificare i processi e a incrementare i livelli di trasparenza.

“Instaurare una corretta gestione delle spese permette di ottenere benefici immediati in termini di visibilità e controllo delle spese e di risparmiare tempo a livello di amministrazione perché i dipendenti possono usare programmi automatizzati di gestione delle spese” - commenta Piotr Pogorzelski, Vice President & General Manager Global Commercial Card di American Express in Italia – “Tutto ciò non solo genera efficienza e dunque riduzione dei costi, ma mette in condizione le aziende anche di negoziare migliori condizioni con i fornitori attraverso sofisticati strumenti di reportistica”.

Avere policies precise riguardo alle spese aziendali è solo l’inizio. Le policies, infatti, per essere efficaci devono essere costantemente riviste, comunicate correttamente e costantemente rinforzate. Il tempo speso in questo processo è in grado di generare vantaggi sostanziali per l’azienda in termini di visibilità, controllo e previsione di spesa.

“E’ fondamentale fissare obiettivi chiari e comunicarli correttamente all’interno dell’azienda, in modo che i dipendenti ne siano al corrente” - continua Piotr Pogorzelski – “Per esempio, è importante definire a livello aziendale quanto è consentito spendere per un pranzo di lavoro, quanto traffico telefonico è a disposizione e se i dipendenti devono viaggiare in classe economica o business, elencando anche i partner per programmi ad esempio di frequent flyer, i fornitori consigliati, le tariffe applicate, ecc”.

Ecco alcuni “consigli utili” rivolti alle aziende per gestire efficientemente le proprie spese:

1. Promuovere una cultura interna aziendale che sottolinei i benefici - per i dipendenti e per l’azienda - legati ad una corretta gestione delle spese;

2. Introdurre policies interne e comunicarle in maniera efficace in modo che vengano percepite come sensate e ragionevoli e vengano condivise dai dipendenti;

3. Fornire ai dipendenti gli strumenti adeguati, privilegiando ove possibile le nuove tecnologie web based, per garantire un’efficiente gestione amministrativa delle spese e una maggiore autonomia;

4. Incrementare i livelli di trasparenza e tracciabilità nella rendicontazione delle spese e nella raccolta dei giustificativi promuovendo l’utilizzo delle carte di pagamento e disincentivando l’utilizzo del contante;

5. Dotarsi di sistemi di reportistica web based, di immediata consultazione, che consentono di effetture previsioni di spesa sui costi diretti e indiretti, incrementando anche la capacità negoziale nei confronti dei fornitori di beni e servizi;

6. Preferire sistemi che consentono l’approvazione al momento della rendicontazione delle spese effettuate, piuttosto che processi che richiedono approvazioni di spesa in anticipo;

7. Assicurarsi che le spese effettuate dai dipendenti rientrino nei canoni delle policy stabilite per ridurre i casi di non conformità;

8. Rivedere ed aggiornare periodicamente le policies per allinearle alle evoluzioni normative, tecnologiche e dei mercati di riferimento.


“Implementare una strategia di razionalizzazione delle spese funziona solo se si è in grado di monitorare e valutare le spese. In questo senso evitare l’uso di contanti e promuovere l’utilizzo di carte e sistemi di pagamento aziendali semplifica il compito”- conclude Piotr Pogorzelski – “gli strumenti che facilitano i processi di rendicontazione aumentano la trasparenza e contribuiscono allo stesso tempo a facilitare i dipendenti, agevolandoli ad esempio per quanto riguarda la raccolta dei giustificativi”.