SB ITALIA A SUPPORTO DI UNA SEMPRE PIÙ MODERNA GESTIONE E PROTEZIONE DEL KNOW-HOW DA PARTE DI SAES GETTERS:

SAES Getters, azienda italiana quotata in borsa con oltre 80 anni di storia che inventa e produce componenti in materiali avanzati brevettati e utilizzati in applicazioni industriali e medicali, già da qualche tempo sta affrontando il processo di digitalizzazione in partnership con SB Italia utilizzando la piattaforma ECM & WFM Docsweb. 

La Ricerca e Sviluppo è il cuore pulsante dell’azienda e ogni anno i laboratori del Gruppo sviluppano idee e prodotti in grado di portare innovazione in diversi mercati. Si pensi ad esempio alle leghe a memoria di forma per attuatori innovativi in ambito automotive, ai getter in film sottile per dispositivi elettromeccanici (MEMS), alle pompe getter per applicazioni scientifiche in ultra-alto vuoto, ai getter dispensabili per i display flessibili, ai coating funzionali per il flexible packaging, alle zeoliti ingegnerizzate con diverse attività, quali ad esempio quella biocida. 

La ricerca è un asset determinante per l’azienda e ha permesso a SAES Getters di depositare oltre 300 brevetti, con una media di 10 invenzioni all’anno.

Le attività di Ricerca e Sviluppo coinvolgono 130 persone del Gruppo SAES di cui circa 50 persone tra ricercatori e tecnici negli headquarters di Lainate dove si svolgono attività di innovazione sia radicale che incrementale che richiedono la raccolta continua delle azioni, delle osservazioni e dei risultati ottenuti durante le attività di ricerca. 

Da sempre il personale dei laboratori ha utilizzato dei supporti cartacei, chiamati “quaderni di laboratorio”, per documentare il lavoro svolto e i dati sperimentali raccolti. Il quaderno di laboratorio compilato dal tecnico e dal ricercatore è una delle sorgenti primarie delle informazioni che serviranno successivamente per le elaborazioni dei risultati, per la preparazione di rapporti tecnici e al tracciamento del know-how generato con il tempo e, talvolta, per il deposito di domande di brevetto: è necessario quindi che le annotazioni siano riportate in modo chiaro, essenziale e fruibile anche dopo parecchio tempo. 

L’utilizzo del quaderno in forma cartacea, seppur efficace, poneva diversi limiti di utilizzo, che a lato pratico spesso si limitava all’ impiego come fonte da cui estrarre le informazioni più rilevanti per la preparazione di rapporti. I quaderni cartacei inoltre, in origine erano ritenuti più una “dotazione personale” del ricercatore anziché un bene aziendale condiviso che, quando possibile e/o necessario, consentisse che le informazioni riportate fossero condivise e a disposizione. In particolare a fini dei depositi dei brevetti e di tutte le attività legali successive o in caso di eventuali contestazioni, l’utilizzo di supporti cartacei poneva alcune difficoltà pratiche e oggettive nel reperimento ed elaborazione di quanto necessario e riferito a specifici progetti durati molti anni e con il contributo di diverse risorse interne. 

SB Italia, già partner di SAES nel suo percorso di digitalizzazione, ha implementato per SAES Getters un sistema di quaderni di laboratorio digitali che prevede l’utilizzo di tablet e che, di fatto, sostituiscono i quaderni cartacei nell’attività quotidiana. Tutte le informazioni riportate sui nuovi quaderni digitali sono state rese disponibili attraverso Docsweb, la piattaforma web ECM & WFM di SB Italia per gestire documenti e contenuti, sia strutturati che destrutturati, processati quotidianamente dalle aziende.

Quali i vantaggi del nuovo sistema?

Innanzitutto, la digitalizzazione dei quaderni è in grado di abilitare una maggiore condivisione di informazioni dei singoli ricercatori e tecnici abbinata alla possibilità di ricerca, rappresentando un importante valore aggiunto nelle attività quotidiane della Ricerca e straordinarie di altri enti aziendali. 

Un altro vantaggio importante è il tracciamento delle attività sperimentali, tra queste quelle che possono servire per il deposito dei brevetti o la gestione di eventuali contestazioni successive: l’apposizione di una marca temporale e della firma elettronica che sono parte integrante della soluzione “quaderni di laboratorio” offrono una vera e propria certificazione della firma e del momento di tutto quanto è stato realizzato durante la giornata. Questo aspetto è gestito attraverso AgileSign di SB Italia, la piattaforma di firma per condividere i processi aziendali con i clienti, i fornitori e i collaboratori. 

Il tablet, quando ritenuto utile o necessario, consente in modo semplice e facile anche di raccogliere foto e filmati per documentare, ad esempio, un particolare fenomeno fisico, la reazione di sintesi di un nuovo materiale o una sua trasformazione. Foto e filmati sono allegati insieme alle note del ricercatore, diventando quindi parte integrante del quaderno e dell’attività. Questo può essere fatto in qualsiasi luogo, anche fuori sede, assicurando un tracciamento molto più puntuale di cosa avviene. 

Grande attenzione è stata data anche alla sicurezza. L’accesso ai quaderni può essere gestito per profilo utente, sia in toto che per sezioni: di conseguenza gli accessi possono essere regolamentati e tracciati. 

Nei mesi successivi all’introduzione di questa nuova soluzione, SAES Getters ha deciso di attivare anche un recupero e trasferimento in digitale dello storico rappresentato dai quaderni cartacei degli ultimi 10 anni di attività. Al termine di questo lavoro, che riguarda circa 400 quaderni, SAES Getters avrà reso ancora più fruibile l’importante patrimonio di informazioni. I quaderni di laboratorio trasformati in digitale diventano così facilmente condivisibili e consultabili in tempo reale, utilizzando per la ricerca parole chiave (per progetto, per operatore…). 

“L’adozione di dispositivi Microsoft Surface ha reso possibile l’integrazione della nuova applicazione con i sistemi aziendali preesistenti: un vantaggio importante è che ciascun operatore può accedere a tutti i propri dati, archivi e dischi virtuali direttamente dal tablet, senza interrompere la sua attività e senza bisogno di spostarsi”, sottolinea Vincenzo Citro, Chief Information Officer di SAES Getters. 

“La digitalizzazione dei quaderni di laboratorio è una parte importante di un progetto di più ampio respiro che ha come obiettivo la condivisione e include una nuova impostazione e concezione degli spazi di uffici e laboratori. Il fine ultimo è favorire la salvaguardia del know how, migliorare la fluidità dell’informazione e la capacità di condivisione”, osserva Gabriella Rossi, Group Purchasing Manager di SAES Getters. 

“Abbiamo aggiunto un ulteriore contributo tecnologico alla mentalità SAES: le conoscenze devono essere sempre considerate patrimonio e, quando possibile, messe a disposizione del team di lavoro e dell’azienda. La parola d’ordine è “condivisione”: adottare un lavoro di squadra dove l’esperienza e le conoscenze dei singoli sono uno strumento prezioso per il raggiungimento degli obiettivi di Gruppo. Per questo ricercatori e tecnici hanno la consapevolezza che tutto ciò che viene riportato nei propri quaderni di laboratorio non servirà solo a loro ma potenzialmente a tutta l’azienda. Infatti le informazioni diventano più facilmente fruibili anche per i progetti successivi, indipendentemente dalla tempistica del progetto o dalla composizione dei team di lavoro dedicati ai singoli progetti”, sottolinea Paolo Vacca, Group Research Labs Manager di SAES Getters. 

Massimo Missaglia, AD di SB Italia: “Siamo orgogliosi di essere partner di una realtà come SAES Getters. La soluzione “quaderni di laboratorio” è un esempio concreto di come le nostre piattaforme aiutano le aziende nel percorso di digitalizzazione dei processi e nel miglioramento del lavoro quotidiano: gli effetti positivi e i vantaggi cresceranno nel tempo”.