Oggi le aziende ricercano modalità innovative per preservare la liquidità e ridurre i costi

, 08/04/2009 (informazione.it - comunicati stampa - information technology) Tenendo conto della diminuzione delle entrate e delle difficoltà creditizie, l’attuale situazione economica rende la disponibilità di liquidità un fattore determinante per le aziende. Quando la liquidità assume un ruolo così importante, secondo gli esperti di Open Text™ (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC), fornitore globale di soluzioni per l’enterprise content management (ECM), le aziende devono assicurarsi di avere il completo controllo della propria liquidità al fine di ridurre i costi. In questo senso, il valore strategico che una corretta gestione del conto fornitori o accounts payable può portare all’organizzazione diventa ancora più rilevante.

Sebbene molte delle grandi aziende dispongano di sistemi finanziari solidi, come ad esempio SAP, la maggior parte delle attività di fatturazione - pari al 90% - viene ancora gestita tramite processi cartacei. Storicamente, afferma Tom Walker, corresponsabile delle soluzioni accounts payable di Open Text, le aziende si sono sviluppate avvalendosi di processi di fatturazione cartacei. Dal momento che non esistevano problemi di liquidità, non era necessario ottimizzare queste funzioni, in quanto il processo di fatturazione non era visto come elemento determinante per il business.

Nell’economia odierna, la gestione elettronica delle fatture ha assunto un valore estremamente rilevante, poiché garantisce al management un controllo maggiore sul flusso di cassa ed apre a nuove opportunità di risparmio in termini di costi.

“Data la necessità di generare un adeguato flusso di cassa, oggi le organizzazioni stanno valutando altre strade oltre a quelle solitamente utilizzate per incrementare le vendite o ridurre i costi. La gestione elettronica delle fatture è una di queste,” afferma Walker. In un podcast disponibile al link: http://podcast.opentext.com/public/channel/rss/ot-ecm-news/item/12-Open-Text-ECM-News-03-09-invoice-management.mp3, Tom Walker discute degli aspetti salienti della gestione della fatturazione elettronica con Henry Ijams, CEO di PayStream Advisors, un istituto di ricerca e consulenza tecnologica che valuta applicazioni finanziarie e di accounts payable, e Bernhard Fischer, Vice President of Solution Management di SAP.

“La carta è l’antitesi del controllo, poiché in un processo cartaceo non si può conoscere a che punto si trova la fattura,” afferma Ijams. “Grazie ad una soluzione per la gestione delle fatture, possiamo centralizzare le informazioni e offrire visibilità alle fatture non appena vengono ricevute. Tale visibilità rafforza ulteriormente la gestione della liquidità in uscita.”

Secondo Walzer, un’opportunità risiede nell’abilità di ottenere termini di pagamento favorevoli. Con sistemi basati su carta, il tempo richiesto dal processo di fatturazione è di circa tre settimane. Al contrario, il tempo impiegato per questo processo con una soluzione per la gestione delle fatture è di solo uno o due giorni. Ciò significa che l’azienda ora ha la possibilità di negoziare tassi più bassi in cambio di pagamenti più rapidi. Per un’azienda da 5 miliardi di dollari, uno sconto del 2% potrebbe tradursi - nel corso di un anno - in un risparmio di diversi milioni di dollari in contanti, e potrebbe aiutare a compensare un’ulteriore e sostanziale riduzione del fatturato.

Poiché è sempre più difficile ottenere dei prestiti, l’avere visibilità sulle esigenza di liquidità è un elemento critico per garantire che i debiti del vendor vengano estinti nei tempi stabiliti. Inoltre, le soluzioni per la gestione delle fatture supportano le aziende nella definizione dei report finanziari in modo veloce e preciso, incrementando il livello di sicurezza di finanziatori e investitori.

Un altro vantaggio dei sistemi per la gestione della fatturazione elettronica per le aziende è l’abbassamento dei costi operativi. “Le aziende devono disporre di una visione globale della loro supply chain finanziaria e individuare dove è possibile evitare le inefficienze,” afferma Fischer. “Nel 60% dei casi è possibile ottenere risparmi in termini di costo, eliminando l’immissione manuale dei dati e adottando il riconoscimento ottico dei caratteri. Inoltre, sono possibili ulteriori notevoli risparmi quando le aziende scelgono di utilizzare un modello di servizi condivisi per pagamenti conformi e corretti con tutti i vendor.”

Oltre ad essere una soluzione valida per affrontare l’attuale problema - i costi elevati e i tempi lunghi del processo di fatturazione - la gestione della fatturazione elettronica offre alle aziende anche le basi per costanti miglioramenti di processo. “Con un sistema di invoice management si dispone di indicatori chiave di performance che aiutano a trovare nuovi modi per migliorare l’efficienza, così da avere sempre meno passaggi, o migliorare le regole di business per ridurre al minimo le eccezioni,” afferma Walker. “Con un rapido payback, i sistemi di gestione della fatturazione elettronica sono oggi più che mai indispensabili poiché garantiscono pagamenti più rapidi e la possibilità di generare fatturato attraverso sconti e aumentare le efficienze nel lungo termine.”

Open Text
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