Gestione per Eccezione con PRINCE2

Como, 23/01/2015 (informazione.it - comunicati stampa - telecomunicazioni) Non ne puoi più di pesanti riunioni di Project Management?
Potresti soffrire di “gestione per meeting”. Se l’unico modo che la tua organizzazione ha per gestire un progetto sono i meeting settimanali con tutte le persone coinvolte sedute attorno ad un tavolo, allora si sta utilizzando la gestione per meeting. Un nuovo giorno, un nuovo meeting.
Esiste una soluzione valida per ridurre il numero di riunioni: si chiama Gestione per Eccezione.
La Gestione per Eccezione si basa su deleghe controllate; vale a dire deleghe con dei limiti precisi. Quando la delega viene istituita, diventa valido il vecchio adagio: “Nessuna nuova, buona nuova”. Se non è accaduto nulla di eccezionale, con ogni probabilità non ci sarà bisogno di nessun meeting.
Funziona in questo modo:
 Si propone un piano con dei vincoli precisi;
 Quando il piano viene approvato, si assegnano le deleghe;
 Durante la durata del piano, le deleghe restano valide…
 …a meno che non accada qualcosa di “eccezionale” (ad esempio si superano in qualche ambito del progetto i limiti concordati).
In poche parole: sarà necessario un meeting solo nel caso in cui sia accaduto qualcosa di imprevisto e non ci sarà quindi bisogno di gestire il progetto attraverso riunioni!
Prendiamo in considerazione il seguente esempio.
Immaginiamo un progetto volto all’ installazione di un pacchetto software:
Il progetto si divide in fasi. Ipotizziamo che quella che ci interessa sia la fase di selezione del software;
1. Si scrive un breve documento con indicati i criteri di scelta del software e si crea un piano di lavoro per la fase di selezione del software con due vincoli:
 Il software dovrà costare 30k€, con una tolleranza di 10k€ (in più o in meno);
 Questa fase dovrà durare 2 mesi, con una tolleranza di due settimane (in più o in meno)
2. Questo piano, inclusi i vincoli, viene approvato dal comitato di progetto e quindi il lavoro può cominciare. I superiori sono aggiornati sia riguardo al lavoro che il project manager sta svolgendo sia riguardo a come è stato pianificato che lo faccia: si sta usando la delega. Si tratta però di una delega limitata: non puoi superare i limiti di tolleranza!
Il project manager invierà un report settimanale al comitato di progetto, indicando i progressi ottenuti.
Vediamo ora due scenari, uno migliore e uno peggiore, che permetterà di capire meglio la dicitura “Gestione per Eccezione”.
Scenario migliore: durante la fase di selezione del software, il progetto è stato gestito ottimamente e si sono rispettati i limiti di budget e di tempo. Non è accaduto nulla di eccezionale. Il software è stato individuato e questa fase del progetto si è conclusa. Non è stato necessario alcun meeting settimanale per questa fase.
Scenario peggiore: Per questa fase del progetto, si presentano alcune difficoltà. Immaginiamo alcuni possibili eventi imprevedibili:
1. Non si riesce a trovare un software adatto;
2. Tutti i software costano più di 50k€;
3. Sono necessari 3 mesi per valutare i software e scegliere quello più adatto.
Se una di queste tre eventualità dovesse verificarsi, il project manager deve comunicarlo il prima possibile al comitato di progetto: le decisioni in questo caso sono al di fuori delle deleghe accordategli ed è necessaria una riunione.
In questo modo si ha una riunione solo quando è utile. Questi sono i benefici principali del principio di Gestione per Eccezione:
 Risparmiare tempo di gestione: il tempo dedicato alle riunioni è ridotto al minimo
 Il PM gestisce effettivamente il progetto senza un controllo eccessivo da parte dei superiori.
Una precisazione: Gestione per Eccezione non significa lassismo o assenza di controllo. E’ un approccio pratico, non un utopico desiderio di azzerare completamente il numero di riunioni!
Alcuni meeting sono necessari, ad esempio:
 All’inizio di ogni fase per concordare il piano;
 Alla fine di ogni fase per rivedere la fase e pianificare quella successiva;
 In caso succeda qualcosa che non era stato previsto.
La Gestione per Eccezione è un approccio Best Practice ed è una pietra angolare di tutti i metodi basati su PRINCE2. Questo principio è utilizzato in PRINCE2 (Project Management), MSP (Programme Management), MoP (Management of Portfolios) e P3O (Project, Programme and Portfolio Offices).
Quindi, se sei stanco di noiose riunioni, proponi un approccio Best Practice alternativo. Smetti di perdere tempo settimana dopo settimana dopo settimana. Applica la gestione per Eccezione!

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